شما در حال حاضر اینجا هستید :

مجله اینترنتی ناب آفرینیبرنامه ریزی صفر تا صد یک برنامه عملیاتی

صفر تا صد یک برنامه عملیاتیافزودن دیدگاه

یکی از دلایلی که ما حرف زیاد می زنیم و عمل نمی کنیم این است که در کسب و کارمان برنامه عملیاتی نداریم.


برنامه ريزي سه شكل اساسي دارد:

استراتژيك، تاكتيكي و عملياتي

برنامه ريزي استراتژيك اهداف، خطوط كلي و رسالت سازمان را در بلندمدت تعيين مي كند، جامعيت داشته و در سطح عالي سازمان، چارچوبي براي برنامه ريزي تاكتيكي و عملياتي مي­ باشد، از نظر زماني بازه بلند مدت را شامل مي­ شود و چتري براي كل کسب و کارمان مي ­باشد.

برنامه ­ريزي تاكتيكي به مسائلي مربوط مي­ شود كه براي رسيدن به اهداف در سطوح مياني سازمان مطرحند و دسته­اي از فعاليت ­هاي مرتبط با اجراي يك استراتژي را به تصوير مي ­كشد.

برنامه ريزي عملياتي شامل فعاليت­ ها و گام هاي ويژه­اي جهت رسيدن به اهداف تعيين شده مي­ باشد. به عبارتي برنامه ريزي عملياتي شامل اقدامات تفصيلي براي رسيدن به اهداف است. اين نوع برنامه ­ريزي در سطح مديريت هاي اجرايي مطرح است و با اهداف مشخص، محدود و عيني سروكار دارد.

 

برنامه عملياتي:

برنامه عملياتي يك اقدام قهرمانانه است كه كمك مي­ كند روياها و تصوراتمان به واقعيت تبديل شود. برنامه عملياتي روشي است كه شما را اطمينان مي ­بخشد تا چشم انداز کسب و کارتان را بطور دقيق و روشن مشخص كنيد، همچنين روشي را توضيح مي ­دهد كه تیم شما بكار مي­ گيرد تا استراتژي­ ها را به تحقق اهداف منتهي كند. يك برنامه عملياتي شامل مجموعه ­اي از گام­هاي عملياتي است كه انجام مي­ گيرد تا به اهداف از پيش تعيين شده­ مان برسيم.

 

هر گام عملياتي مي­ بايست اطلاعات زير را در برگيرد:

- چه اقداماتي مي­بايست انجام شود؟

چه كسي مسئول انجام اقدامات تعيين شده مي شود؟

- چه زماني هر يك از اقدامات و فعاليت ها بايستي انجام گيرند و هر فعاليت تا چه زماني بطول مي­انجامند؟

- چه منابعي نياز است تا اقدامات و فعاليت هاي مربوطه انجام پذيرد؟

- اطلاعات حاصل به چه كساني بايد منتقل شود؟

 

گام هاي طراحي برنامه عملياتي

در گام اول براي طراحي و تدوين برنامه عملياتي، اهداف و مقاصد کسب و کار را تعيين مي­كنيم.

اهداف كلي تلاش ما را به سمت آينده متمركز مي­ كنند. چارچوبي براي تفصيلي ­تر كردن برنامه ريزي بوده و اختصاصي ­تر از رسالت هستند. نتايج مطلوبي هستند كه بعد از سه تا پنج سال حاصل مي­ شوند. بيانگر جهت گيري كلي سازمان هستند، مشكلات و موضوعات اولويت ­دار را نشان مي­ دهد. بيانگر اولويت ها و نتايج حاصل از ارزيابي داخلي و خارجي هستند و در پاسخ به مسائل و مشكلات استراتژيك تعيين مي ­شوند. بيانگر شكاف بين وضع فعلي و مطلوب هستند. قابل سنجش بوده اما كلي ­تر از مقاصد هستند. در راستاي عملكردهاي كليدي سازمان بوده و چالشي مي ­باشند.

به ­منظور تعيين هدف ابتدا به ارزيابي اطلاعات حاصل از ارزيابي محيط داخلي و خارجي مي­ پردازيم. سپس بازخوردهای دريافتي از ذينفعان را تركيب مي­ كنيم. به تحليل شكاف بين خدمات موجود و مطلوب مي ­پردازيم. براي رسیدن به اهداف و نتايج مطلوب جهت­ گيري مي­ كنيم و آنگاه به اصلاح و طراحي اهداف کسبو کارمانمي­ پردازيم.

 

در گام دوم مقاصد و اهداف اختصاصي کسب و کارمان را تعيين مي ­كنيم. مقاصد، اجزاي قابل سنجش­ تر و اختصاصي ­تر براي رسیدن به اهداف هستند، كمي بوده و بهتر مي ­توان در چارچوب زمان آنها را اجرا و پيشرفت را تعقيب نمود. مقاصد بايد SMART باشند يعني اختصاصي، قابل سنجش، قابل دسترس، مبتني بر نتيجه و زمان­دار باشد. مقاصد نحوه نيل به نتايج را نمي ­گويد بلكه نتايج مطلوب را بيان مي­ دارند.

مقاصد چگونه تنظيم مي­شوند؟

- بازبيني رسالت و اهداف

- تصميم گيري در مورد نتايجي كه مي­خواهيد به آن برسيم

- تعيين چارچوب زماني

- تعريف چارچوبي براي پاسخگويي (شاخص سنجش عملكرد)

 

در گام سوم استراتژي تدوين مي­ شود: استراتژي راه و روش رسيدن به هدف است. براي تهيه برنامه عملياتي مديران، سرپرستان و اعضاي كليدي دخالت دارند. هزينه ­ها و مزاياي احتمالي هر استراتژي ارزشيابي مي­ شود تا استراتژي كارا انتخاب گردد. استراتژي نشان مي­ دهد نتايج چگونه حاصل شوند. استراتژي­ ها در قالب روش، نگرش و پاسخ هايي مي­ باشند كه براي رسيدن به هدف بكار مي­روند. استراتژي منجر به تهيه برنامه اجرايي مي­شود. تعيين استراتژي مستلزم ارزشيابي هزينه ­ها، مزايا و پيامدهاي هر روش است.

 

در گام چهارم گام­هاي عملياتي براي انجام فعاليت­ ها تعيين مي­ شود

 

در گام پنجم چارچوب زماني براي انجام هر گام اجرايي تعيين مي­ شود.

 

در گام ششم منابع ضروري و موردنياز تعيين مي­شود

 

در گام هفتم شاخص­هاي سنجش و پايش عملكرد تعيين مي­ گردد: مشكل ­ترين و مهم­ترين بعد فرايند برنامه ريزي استراتژيك، انتخاب و برقراري شاخص سنجش عملكرد مي­ باشد. لزوم سنجش عملكرد آن است كه كيفيت خدمات ارتقاء يافته و هزينه­ ها كاهش يابند، همچنين بر ابعاد مهم كار توجه شود و ميزان پيشرفت برنامه محاسبه گردد. سنجش عملكرد به سازمان­ها كمك مي­ كند تا اطمينان يابيم كه منابع صرف فعاليت ­هايي مي­شود كه ارزش آن را دارد. سنجش عملكرد فرايندها را روشن مي ­كند و ذي­نفعان را با نتايجي كه از انجام امور بدست مي ­آيد آگاه مي­ كند.

 

در گام هشتم پايش عملكرد انجام مي­گيرد

در برنامه عملياتي، خروجي برنامه مشخص مي­ شود، منابع تخصيص مي­يابد و فرايند كار تحليل مي­گردد. هر فعاليت، هر رويه، هر فرايند بطور دقيق مشخص شده و بيان مي­ گردد كه هر كار توسط چه كسي و چه زماني انجام شود و چه كسي مدير اجرا و پاسخگوي هريك از مراحل برنامه است. براي تحقق هرگام عملياتي مي­بايست جداول زماني و هزينه­اي را مشخص نمود و به شش كلمه پرسشي زير پاسخ داد:

چه كاري

چگونه

چه كسي

كجا

چه زماني

چه منابع پولي و فيزيكي نياز است؟

 

پس از آنكه مقدمات كار فراهم شد برنامه تدوين شده اجرا مي­شود و سپس پايش و كنترل انجام مي­گيرد.

 

انواع شاخص­هاي سنجش و پايش عملكرد:

شاخص داده يا ورودي: سنجش مقدار منابع مورد نياز براي ارائه خدمت مانند: نيروي انساني، مواد و لوازم موردنياز.

اين شاخص همچنين شامل عوامل موثر بر تقاضا مي ­شود. براي سنجش هزينه خدمات، تركيب منابع مورد استفاده و مقدار منابع مورد استفاده بكار مي­رود.

شاخص ستانده يا خروجي: مقدار عرضه خدمات را مي­ سنجد. بر سطح فعاليت سازمان متمركز است. رايج­ترين نتيجه اين شاخص سنجش حجم كار است كه همان زمان تخصيص داده شده پرسنل براي ارائه خدمت است. ستانده براي تعريف آنچه برنامه ها توليد مي ­كنند مفيد است اما كاربرد اين شاخص محدود است چون تحقق اهداف را نشان نداده و هيچ چيزي درباره كارايي و كيفيت خدمات نمي ­گويد. شاخص ستانده به تنهايي نمي ­تواند به مدير بگويد كه در اجراي برنامه چقدر موفق بوده است يا اينكه چه بخشي از كار با بقيه كار تفاوت دارد. شاخص ستانده مانند: تعداد بيماران ترخيص شده.

شاخص نتيجه: پيامد و آثار بلند مدت نيل برنامه­ به اهداف را مي­سنجد. منعكس كننده نتايج تحقق يافته و مزاياي بدست آمده است. شاخص نتيجه مانند درصد بيماران ترخيص شده­اي كه بهبودي كامل يافته اند يا تعداد بيماري­هاي قابل كنترلي كه به وسيله واكسن بروزشان كاسته شده است.

شاخص كارايي: منظور همان نسبت هزينه به ستاده، نسبت ستاده به داده، نسبت ستاده در واحد زمان است و همان بهره ­وري را نشان مي­ دهد.

شاخص كيفيت: اين شاخص اثربخشي فعاليت ­هايي كه در جهت تامين هدف صورت مي­ گيرد مي ­سنجد. اين شاخص اعتبار، دقت، صحت و كفايت خدمات را مي­ سنجد. زيان فقدان شاخص كيفيت را مي­ توان با سنجش منابع اضافي كه صرف تكرار كارهاي اشتباه، اصلاح خطاها و شكايات مشتري مي­ شود جبران نمود. براي مثال درصد داده ­هاي درستي كه بطور صحيح وارد كامپيوتر شده ­اند جزء شاخص كيفيت مي ­باشند.

 

پايش:

علاوه بر پيگيري اجراي اهداف، مقاصد و برنامه ­ها بايستي پيشرفت عملكردها را نيز در فواصل زماني معين پايش كرد. نتايج سنجش عملكرد بايستي به صورت جدول يا نمودار نشان داده شود. مقايسه عملكردهاي حقيقي با برنامه ­ريزي شده مبنايي را براي ارزشيابي­ هاي دوره ­اي را فراهم مي­ كند. مدير بايد به اين نتايج توجه و دليل عدم تحقق نتايج مورد انتظار را تعيين كند و اين اطلاعات را براي بازبيني و اصلاح سياست­ها، رويه ­ها، اهداف و مقاصد بكار برد.

كنترل پيشرفت عملكرد يكي از مهم­ترين روش­هاي سنجش تحقق اهداف است.

پايش در واقع نظارت، سنجش و ثبت نحوه انجام فعاليت­ها است تا از آن طريق برنامه كنترل شود.

موقع پايش برنامه عملياتي بايستي به زمان، شكسته شدن برنامه به مراحل مختلف، تعيين مسئول برنامه، وجود منابع موردنياز، جزئي نمودن برنامه اجرايي به ميزان كافي، تناسب برنامه با اهداف و تسهيل رسيدن به مقصد توجه نمود.

بطور كلي مي­توان گفت پايش، اطلاعاتي براي مقايسه فعاليت­ها با استانداردها فراهم مي ­كند كه به دنبال آن براي رفع نواقص، كنترل انجام مي­ شود. از نشانه ­هاي يك پايش موفق، ارتباطات مناسب و گزارش­دهي و گزارش­گيري بموقع و دقيق مي ­باشد.

پايش مي­بايست جامع، پويا، گويا و موثر باشد و نتايج حاصل از آن به اعضاي گروه بازخور شود.

 

لزوم طراحي و تدوين يك برنامه عملياتي چيست؟

بطور كلي مي­توان گفت لزوم طراحي يك برنامه عملياتي شامل موارد زير مي­باشد:

اعتبار بخشيدن به کسب و کارتان؛

اطمينان از اينكه جزئياتي را به دست فراموشي نسپرده ­ايد؛

درك اينكه چه كارهايي از عهده کسب و کارتان بر مي ­آيد و چه اموري از عهده آن خارج است؛

به ­منظور رسيدن به كارايي، صرفه جويي در زمان، انرژي و ساير منابع؛

به­ منظور اطمينان از پاسخگويي و بهبود فرصت­هاي پيش روي افراد براي انجام آنچه نياز است تا انجام شود.

 

پس از تهيه برنامه عملياتي به موارد زير توجه نماييد:

برنامه عملياتي مي­بايست تمامي فعاليت­ها و اقدامات مقتضي را در برگيرد: برنامه عملياتي بايد كامل، شفاف و به روز باشد. همچنين اين برنامه بايد شامل اطلاعات و نظراتي باشد كه شما از طريق طوفان فكري در ارتباط با اهداف و استراتژي­هاي سازمان از همكارانتان دريافت مي­ كنيد. اين افراد / اعضاي كميته برنامه ريزي عملياتي مي بايست در خصوص موارد زير به توافق برسند:

- چه اقدامات و فعاليت هايي بايد انجام شود

- چه كسي مي بايست انجام آنها را بر عهده گيرد

- چه زماني اين اقدامات مي بايست انجام شود و تا چه زماني بطول خواهد انجاميد

- چه منابعي لازم است كه صرف اين فعاليت ها شود

- اطلاعات در اختيار چه كساني بايد قرار گيرد

انجام امور را پيگيري كنيد: يك قسمت سخت را پشت سر گذاشتيم كه آن تهيه برنامه عملياتي است، حال اين برنامه را اجرايي و عملياتي نماييد.

تمامي ذينفعان را از آنچه در جريان است مطلع سازيد: به تمامي ذينفعان بگوييد كه نقش آنها در تحقق اهداف چيست تا بدين ترتيب همگان اطمينان يابند كه در تحقق اهداف مربوطه نقش موثري دارند.

پيگيري آنچه در حال انجام است را برعهده گيريد: همواره چگونگي انجام امور را پيگيري و دنبال كنيد و زماني كه تغييري در سياست، اهداف، زمان يا منابع صرف شده صورت گيرد ايده خوبي است كه آنچه را به انجام رسانيده ايد ارزيابي كنيد چه اين ارزيابي رسمي باشد و چه غير رسمي.

همواره سوالات زير را در ذهن داشته و به آنها پاسخ گوييد:

آيا آنچه را كه قرار بود انجام دهيم، انجام داده­ايم؟

آيا ما فعاليت هاي تعيين شده را به درستي انجام مي­دهيم؟

آيا آنچه را انجام مي­دهيم سبب تحقق رسالت مي­شود؟

مراسمي ترتيب دهيد كه طي آن از اعضاي گروهتان قدرداني كنيد: اين قدرداني سبب مي­شود تا افراد علاقمند شوند و در كاري كه انجام مي دهند انرژي كافي را مبذول دارند.

مطالب مرتبط

خواندن مطالب زیر به شما پیشنهاد می شود

استارت آپ

8 معیار ارزیابی یک دوره آموزشی

8 معیار ارزیابی یک دوره آموزشی

بانک اطلاعاتی

چهار روش گسترش بانک اطلاعاتی مشتریان

چهار روش گسترش بانک اطلاعاتی مشتریان

مدیریت فروش

برای مشتری راه حل مهم است نه عذرخواهی!

برای مشتری راه حل مهم است نه عذرخواهی!

بیزینس پلن

تحلیل اقتصادی طرح کسب و کار

تحلیل اقتصادی طرح کسب و کار

برنامه ریزی

صفر تا صد یک برنامه عملیاتی

صفر تا صد یک برنامه عملیاتی

مشاهیر

از قهرمانی جهان تا مدیریت کسب و کار

از قهرمانی جهان تا مدیریت کسب و کار

کارآفرینی زنان

8 روش کاربردی مقابله با استرس کاری

8 روش کاربردی مقابله با استرس کاری

خلاقیت و نوآوری

موانع 9 گانه خلاقیت که ریشه نوآوری را می خشکاند!

موانع 9 گانه خلاقیت که ریشه نوآوری را می خشکاند!

کارآفرینی زنان

برقراری تعادل بین کار و زندگی؛ بزرگترین معضل زنان کارآفرین

برقراری تعادل بین کار و زندگی؛ بزرگترین معضل زنان کارآفرین

نظرات کاربران

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

پربازدید ترین مطالب

شبکه فناوری اطلاعات و ارتباطات فاواکو | طراحی سایت