تکنیک هایی جهت بهره وری و مدیریت جلساتافزودن دیدگاه

وقتی اسم جلسه می‌آید یک تصویر خسته‌کننده به ذهن‌مان می‌رسد: چند نفر دارند با گوشی‌های هوشمندشان بازی می‌کنند، بعضی‌ها چُرت می‌زنند و دائما از خودشان می‌پرسند: «پس کِی تموم میشه؟»

دانستن آداب جلسه، کلیدی برای موفقیت کسب و کار است. زیرا ارتباط مستقیم و چهره به چهره موجب ارتباطات روشن و تصمیم گیری موثر می شود.

سازماندهی جلسه

بهتر است همه افراد حاضر در جلسه فرصت یابند که حتما متناسب با موضوع چند دقیقه صحبت کنند. وقتی یک نفر در کل جلسه سکوت می کند یا نشان از دعوت نامناسب دارد و یا اینکه مجال اظهار نظر به ایشان داده نشده است؛ بنابراین وقت دادن به افراد توسط مدیر جلسه خیلی مهم است. افراد در طي جلسه و قبل و بعد از آن يک سري وظايف دارند. نقشهای اصلی در اداره جلسات عبارتند از:

مدیر جلسه: کسي است که نظر نهايي و نتيجه جلسه را اعلام مي کند. تجربه‌ نشان‌ داده‌ است‌ كه‌ مديراني‌ كه‌ جلسات‌ را خود اداره‌ مي‌كنند، تمايل‌ دارند كه‌ فعال‌ترين‌ فرد جلسه‌ باشند و تقريباً‌ ۶۰% از وقت‌ جلسه‌ را به‌ خود اختصاص‌ مي‌دهند؛ لذا مشاركت‌ افراد در جلسه‌ پايين‌ مي‌آيد. مدير با بيشترين‌ اختيار و قدرت‌ تصميم‌گيري‌ معمولاً‌ رئيس‌ جلسه‌ است‌ كه‌ نقشهاي‌ متعددي‌ را در يك‌ لحظه‌ ايفا مي‌كند.

منشی یا ناظم جلسه: فردی است که محتوای جلسه را ثبت می کند؛ علاوه بر اینکه خودش هم در فرآیند همفکری حضور دارد باید زمان را ثبت کند تا هم زمان را مدیریت کرده باشد و هم شرکت کنندگان از مسیر اصلی بحث خارج نشوند. پیشنهاد می شود یکی از کارمندان بصورت نوبتی ناظم جلسه باشد. وظیفه ثبت صورت جلسه و قرائت نتیجه جلسه در پایان نیزبه عهده منشی جلسه است.

اعضای جلسه: همان مدعوینی هستند که داده هاي اصلي جلسه را تولید می کنند. در استارتاپ ها معمولا بصورت هفتگی باید همه اعضای تیم جلسه همفکری برگزار کنند.

     - باید قواعد بحث را رعایت کنند؛ افراد حق نقد دارند ولي حق توهين ندارند.

     - هيچکس صحبت دیگری را قطع نمی کند.

     - همه اعضای در زمان مقرر شده توسط منشی جلسه باید اظهار نظر کنند؛ هيچکس بيش از حد صحبت نمي کند.

البته گاهی موضوعات متعددی در جلسه وجود دارد و امکان صحبت همه شرکت کنندگان فراهم نیست. بهتراست در چنین مواردی به اعضای شرکت کننده در ابتدا یک فرم داده شود و از ایشان خواسته شود بعد از ارایه هر موضوع و بعد از بحث پیرامون آن به جای صحبت کردن نقطه نظرات خود را بنویسند و در انتها منشی جلسه یادداشتهای ایشان را جمع­آوری و تحلیل نماید.

نکات کاربردی

رعایت نکات زیر باعث می شود که همکاران تان نه از جلسه فراری باشند و نه به دنبال تلف کردن وقت در جلسات هفتگی باشند. بلکه با سلب ابزارهای حواس پرت، آن ها نیز انگیزه خواهند داشت شما را همراهی کنند.

1- مشخص کردن هدف جلسه

به یاد داشته باشید همواره موضوع جلسه و اهدافی که از برگزاری جلسه دارید را به صورت فهرست‌وار بنویسید. این کار به ذهن شرکت‌کنندگان ساختار می‌دهد، تا زمانشان را مدیریت کنند؛

علاوه بر این در پایان جلسه در مورد همه آیتم‌های یاددشت شده می‌توانید جمع‌بندی کنید. نگذارید چیزی از قلم بیفتد.

2- موبایل ممنوع

واقعیت این است که اگر افراد اجازه داشته باشند که با خودشان موبایل یا تبلت بیاورند، دیگر کسی به آنطور که باید توجه نمی کند. از همه همکاران و مدعوین بخواهید که گوشی های خود را سایلنت کند و کنار دستشان نباشد. به جای تلفن همراه از ایشان بخواهید قلم و کاغذ با خودشان بیاورند.

3- فقط پنج دقیقه منتظر بمانید!

یکی از آفت‌های سبک کاری امروز در ایران "منتظر ماندن" است؛ اگر جلسات را صبح زود و اول وقت برگزار کنید آنوقت این یک موضوع شایع است. همواره این موضوع را مدنظر داشته باشید که منتظر ماندن بیش از 5 دقیقه، "دیرکردن" برای دفعات بعدی را توجیه می‌کند.

راس ساعت شروع به نوشتن موضوعات و اهداف جلسه کنید و نهایتا 5 دقیقه هم منتظر بمانید.

4- پذیرایی را در ابتدا انجام دهید!

اگر در جلسات هفتگی‌تان بنا به پذیرایی دارید حتما در ابتدای جلسه آن را مهیا کنید؛

به یاد داشته باشید که پذیرایی کردن در پایان جلسه، خود جلسه دیگری را به دنبال خواهد داشت! جلسه که کارمندان حین خوردن اقلام روی میز شروع به گپ زدن می کنند. این کار علاوه بر اینکه باعث می‌شود وقت کارکنانتان هدر رود، نتیجه جلسه را نیز به حاشیه می‌برد.

مجله اینترنتی ناب آفرینی

مطالب مرتبط

• تکنیک‌های وصول مطالبات و نقد کردن پول
• معرفی کتاب مدیریت فروش
• مدیریت استعداد و زوج های شاغل
• با هر درآمدی لذت و تفریح داشته باشید؛ البته به شرط مدیریت صحیح!
• از قهرمانی جهان تا مدیریت کسب و کار