شما در حال حاضر اینجا هستید :
مجله اینترنتی ناب آفرینیاستارت آپ تکنیک هایی جهت بهره وری و مدیریت جلسات
تکنیک هایی جهت بهره وری و مدیریت جلساتافزودن دیدگاه
میثم هاشمی نژاد
وقتی اسم جلسه می‌آید یک تصویر خسته‌کننده به ذهن‌مان می‌رسد: چند نفر دارند با گوشی‌های هوشمندشان بازی می‌کنند، بعضی‌ها چُرت می‌زنند و دائما از خودشان می‌پرسند: «پس کِی تموم میشه؟»
دانستن آداب جلسه، کلیدی برای موفقیت کسب و کار است. زیرا ارتباط مستقیم و چهره به چهره موجب ارتباطات روشن و تصمیم گیری موثر می شود.
سازماندهی جلسه
بهتر است همه افراد حاضر در جلسه فرصت یابند که حتما متناسب با موضوع چند دقیقه صحبت کنند. وقتی یک نفر در کل جلسه سکوت می کند یا نشان از دعوت نامناسب دارد و یا اینکه مجال اظهار نظر به ایشان داده نشده است؛ بنابراین وقت دادن به افراد توسط مدیر جلسه خیلی مهم است. افراد در طي جلسه و قبل و بعد از آن يک سري وظايف دارند. نقشهای اصلی در اداره جلسات عبارتند از:
مدیر جلسه: کسي است که نظر نهايي و نتيجه جلسه را اعلام مي کند. تجربه نشان داده است كه مديراني كه جلسات را خود اداره مي‌كنند، تمايل دارند كه فعال‌ترين فرد جلسه باشند و تقريباً ۶۰% از وقت جلسه را به خود اختصاص مي‌دهند؛ لذا مشاركت افراد در جلسه پايين مي‌آيد. مدير با بيشترين اختيار و قدرت تصميم‌گيري معمولاً رئيس جلسه است كه نقشهاي متعددي را در يك لحظه ايفا مي‌كند.
منشی یا ناظم جلسه: فردی است که محتوای جلسه را ثبت می کند؛ علاوه بر اینکه خودش هم در فرآیند همفکری حضور دارد باید زمان را ثبت کند تا هم زمان را مدیریت کرده باشد و هم شرکت کنندگان از مسیر اصلی بحث خارج نشوند. پیشنهاد می شود یکی از کارمندان بصورت نوبتی ناظم جلسه باشد. وظیفه ثبت صورت جلسه و قرائت نتیجه جلسه در پایان نیزبه عهده منشی جلسه است.
اعضای جلسه: همان مدعوینی هستند که داده هاي اصلي جلسه را تولید می کنند. در استارتاپ ها معمولا بصورت هفتگی باید همه اعضای تیم جلسه همفکری برگزار کنند.
- باید قواعد بحث را رعایت کنند؛ افراد حق نقد دارند ولي حق توهين ندارند.
- هيچکس صحبت دیگری را قطع نمی کند.
- همه اعضای در زمان مقرر شده توسط منشی جلسه باید اظهار نظر کنند؛ هيچکس بيش از حد صحبت نمي کند.
البته گاهی موضوعات متعددی در جلسه وجود دارد و امکان صحبت همه شرکت کنندگان فراهم نیست. بهتراست در چنین مواردی به اعضای شرکت کننده در ابتدا یک فرم داده شود و از ایشان خواسته شود بعد از ارایه هر موضوع و بعد از بحث پیرامون آن به جای صحبت کردن نقطه نظرات خود را بنویسند و در انتها منشی جلسه یادداشتهای ایشان را جمعآوری و تحلیل نماید.
نکات کاربردی
رعایت نکات زیر باعث می شود که همکاران تان نه از جلسه فراری باشند و نه به دنبال تلف کردن وقت در جلسات هفتگی باشند. بلکه با سلب ابزارهای حواس پرت، آن ها نیز انگیزه خواهند داشت شما را همراهی کنند.
1- مشخص کردن هدف جلسه
به یاد داشته باشید همواره موضوع جلسه و اهدافی که از برگزاری جلسه دارید را به صورت فهرست‌وار بنویسید. این کار به ذهن شرکت‌کنندگان ساختار می‌دهد، تا زمانشان را مدیریت کنند؛
علاوه بر این در پایان جلسه در مورد همه آیتم‌های یاددشت شده می‌توانید جمع‌بندی کنید. نگذارید چیزی از قلم بیفتد.
2- موبایل ممنوع
واقعیت این است که اگر افراد اجازه داشته باشند که با خودشان موبایل یا تبلت بیاورند، دیگر کسی به آنطور که باید توجه نمی کند. از همه همکاران و مدعوین بخواهید که گوشی های خود را سایلنت کند و کنار دستشان نباشد. به جای تلفن همراه از ایشان بخواهید قلم و کاغذ با خودشان بیاورند.
3- فقط پنج دقیقه منتظر بمانید!
یکی از آفت‌های سبک کاری امروز در ایران "منتظر ماندن" است؛ اگر جلسات را صبح زود و اول وقت برگزار کنید آنوقت این یک موضوع شایع است. همواره این موضوع را مدنظر داشته باشید که منتظر ماندن بیش از 5 دقیقه، "دیرکردن" برای دفعات بعدی را توجیه می‌کند.
راس ساعت شروع به نوشتن موضوعات و اهداف جلسه کنید و نهایتا 5 دقیقه هم منتظر بمانید.
4- پذیرایی را در ابتدا انجام دهید!
اگر در جلسات هفتگی‌تان بنا به پذیرایی دارید حتما در ابتدای جلسه آن را مهیا کنید؛
به یاد داشته باشید که پذیرایی کردن در پایان جلسه، خود جلسه دیگری را به دنبال خواهد داشت! جلسه که کارمندان حین خوردن اقلام روی میز شروع به گپ زدن می کنند. این کار علاوه بر اینکه باعث می‌شود وقت کارکنانتان هدر رود، نتیجه جلسه را نیز به حاشیه می‌برد.
مجله اینترنتی ناب آفرینی
مطالب مرتبط
خواندن مطالب زیر به شما پیشنهاد می شود
.jpg)
.jpg)
.jpg)
پربازدید ترین مطالب
آخرین های کسب و کار
-
چند ویژگی مدیر موفق
برای اینکه بتوانید هر یک از واحدهای فروش، بازاریابی، مالی و اجرایی را کنترل کنید باید به جریان اطلاعات در هر یک از این واحدها مسلط باشید. شما بعنوان مدیر یک کسب و کار باید مدیریت فروش هم بدانید؛ یک مدیر بازاریابی نسبتا آپدیت آشنا به حسابداری و دارای هوش مالی مثال زدنی؛ این را هم فراموش نکنید که یک مدیر موفق حتما در قسمت اجرا هم دستی بر آتش دارد. یعنی اگر کاری روی زمین مانده باشد و قرار باشد مدیر یک مجموعه آن کار را انجام دهد باید از همه بهتر به سرانجام برساند.
-
رویای راه اندازی کسب و کار چه زمانی محقق می شود؟
همه ما دوست داریم کسب و کار خودمان را داشته باشیم، از رسیدن به استقلال شخصیتی گرفته تا استقلال مالی و کسب درآمد کافی؛ اما چرا اقدام نمی کنیم؟ چه چیزهایی در وجودمان باید شکل بگیرد که تا دست به کار شویم؟ آیا نداشتن سرمایه کافی دلیل موجهی است؟ آیا از دست دادن چارچوب امن مزید بر علت است؟
-
توسعه کسب و کار یعنی توسعه فروش
روش های زیادی برای توسعه کسب و کارهای بزرگ وجود دارد، مثل احداث شعب جدید و اعطای حق امتیاز؛ اما این سبک از توسعه مناسب کسب و کارهای بزرگ است. چراکه نیازمند داشتن برندی قوی در صنعت است و تزریق سرمایه هم لازم است. کسب و کارهای کوچک و استارتاپ ها متناسب با دانش، وقت، پول و انرژی شان باید از فرمول دیگری برای توسعه کسب و کارشان استفاده کنند. روشی که بتوانند بدون تحمیل هزینه چشمگیر، کسب و کارشان را توسعه و رونق بدهند.
-
غلبه بر ترس؛ تنها راه کارآفرین شدن
شناختن ترس اولین گام برای روبه‌رو شدن با آن است. ترس‌های موجود در کارآفرینی را بشناسید و آمادگی کافی را برای از بین بردن آنها کسب کنید.
-
اجزای قرارداد چیست؟ چطور قرارداد بنویسیم؟
بر اساس ماده ی ۱۸۳ قانون مدنی ، هنگامی که یک یا چند نفر در برابر یک یا چند نفر دیگر بر امری که مورد پذیرش آنها باشد ، متعهد می شوند، قراردادی بین آنها صورت می گیرد. اما اطلاع نداشتن از نحوه بستن قرارداد و اجزای قرارداد متاسفانه باعث ضایع شدن حق بسیاری از افراد می شود. اگر کسب و کاری دارید و به فکر توسعه آن هستید حتما باید اجزای قرارداد را بشناسید.
مطالب تصادفیبرخی از مطالب را بصورت تصادفی در قسمت پایین مشاهده می فرمایید
-
موانع رشد و توسعه کسب و کارهای خانگی روستایی
کشور سوئیس که برترین تولید کننده ساعت در جهان است، بخش عمده فعالیت خود در این زمینه، یعنی تولید ساعت را از طریق کارگاه ها و کسب و کارهای خانگی انجام می دهد.
-
هفت سوال کلیدی برای ارزیابی مدل کسب و کار شما
ارزیابی مدل کسب و کار در مورد یکپارچگی کلی و سودآوری کسب و کار شما اهمیت بسیاری دارد؛ هدف از طراحی این هفت سوال برای ارزیابی مدل کسب و کارتان، کشف موارد بالقوه برای بهبود مدل کسب و کار شما می باشد و خروجی آن نیز ارزیابی مدل کسب و کار شما خواهد بود.
-
چگونه از تلف کردن وقت جلوگیری کنیم
احتمالاً روشن‌ترين دليل عدم استفاده از مديريت زمان اين است كه مردم نمي‌دانند مديريت زمان چيست. دليل دوم سستي و تنبلي است؛ بعضي از مردم فاقد هدف و انگيزش لازم براي برنامه‌ريزي مؤثر هستند. گروه سومي كه از مديريت زمان استفاده نمي‌كنند آنهايي هستند كه دوست دارند تحت فشار و تنگي وقت (دقيقه نود) و شرايط بحران كار كنند.
-
چه عواملی بر تصمیم گیری های مشتری تاثیرگذار است؟
مشتریان همواره برمبنای مجموعه ای از اعتقادات، علایق و سلیقه های شخصی اقدام به تصمیم خرید می کنند؛ مبنایی که به آن سبک زندگی گفته می شود. سبک زندگی هم برگرفته از شخصیت افراد است. پس هر مولفه ای که شخصیت افراد را تحت تاثیر قرار دهد، بر تصمیم به خرید نیز تاثیرگذار خواهد بود.
-
آشنایی با مفاهیم کلیدی بازاریابی
اکثر مردم به طور اشتباه، بازاریابی را فقط به عنوان فروش و فعالیتهای پیشبرد فروش مثل تبلیغات، تصور می کنند ولی تبلیغات تنها یکی از وظایف بازاریابی میباشد و مهمترین جزء به شمار نمی رود.
نظرات کاربران